- Nella tua azienda qualcuno usa già l’intelligenza artificiale. Si può regolarla oppure lasciare che continui di nascosto.
- Ai dati si dà un colore: verde, giallo o rosso.
- La regola sta in una pagina e dice quali programmi si possono usare.
- Si spiega a voce, in una riunione, e si rilegge ogni sei mesi circa.
- 1Perché serve una regolaCosa succede a un testo copiato in un programma di AI
- 2I tre colori dei datiIl semaforo, con esempi e tre domande per i dubbi
- 3La regola in una paginaUn modello da riempire e da adattare ai reparti
- 4L’elenco dei programmi usatiCosa si usa davvero e cosa controllare nel contratto
- 5Come presentarla ai collaboratoriSei passaggi, una traccia di 30 minuti e un’email pronta
- 6Cinque errori da evitareE cosa fare al loro posto
- 7La lista di controllo finaleOtto controlli prima di dire che è fatta
- +Domande e parole da conoscereLe risposte brevi ai dubbi più comuni
Perché serve una regola
In quasi tutte le aziende in cui entro, l’intelligenza artificiale (l’AI) si usa già. Nessuno l’ha decisa. Un collaboratore ha provato a scrivere un’email con ChatGPT o a farsi riassumere un documento, ha visto che funzionava e ha continuato.
Quasi sempre lo fa in buona fede, e spesso ottiene buoni risultati.
Il rischio sta in quello che si copia dentro. Un testo incollato in questi programmi esce dall’azienda e finisce sui computer di un’altra società, che lo tratta con le proprie regole. Se nel testo c’è il nome di un cliente, un prezzo o un dato di un dipendente, quei dati non sono più solo vostri.
Ufficio vendite
Un venditore copia nel suo account personale la richiesta di un cliente, con il nome, i prezzi e lo sconto concordato, e chiede di riscriverla in modo più cordiale.
Amministrazione
Un’impiegata carica un contratto di fornitura per farselo riassumere. Nel contratto ci sono clausole riservate e il nome di una persona di contatto.
Titolare
Il titolare vuole scrivere una lettera di richiamo a un dipendente e al programma racconta chi è, che lavoro fa e cosa ha sbagliato.
Nessuno di loro ha agito in malafede. Nessuno sapeva dove fermarsi, perché nessuno glielo aveva spiegato.
Account personale e account aziendale sono cose diverse. Con un account gratuito o personale, il fornitore può usare le conversazioni per migliorare il proprio programma, a meno che tu non cambi le impostazioni.
Con gli account aziendali di solito non succede, ma va controllato nel contratto ogni volta.
Ci sono poi due norme europee da conoscere.
- Il regolamento sulla privacy, il GDPR. Se copi dati di clienti o dipendenti in un programma esterno, stai trattando dati personali. Serve un accordo scritto con il fornitore e bisogna sapere dove i dati vengono conservati.
- Il regolamento sull’intelligenza artificiale, l’AI Act (Regolamento UE 2024/1689), articolo 4. Nella versione modificata dal Regolamento (UE) 2026/1744, l’articolo chiede a chi usa l’AI in azienda di adottare misure perché il personale la conosca. Una regola scritta e spiegata è un buon primo passo. Il quadro completo è nella guida all’AI Act.
Questa guida è un orientamento pratico e non sostituisce una consulenza legale. Per privacy e diritto del lavoro, chiedi al tuo consulente o al responsabile della protezione dei dati.
I tre colori dei dati
Una regola funziona se chi lavora riesce a decidere in pochi secondi, davanti allo schermo, se un testo si può copiare in un programma di AI oppure no. Per questo conviene dividere i dati in tre colori, come un semaforo.
Informazioni pubbliche o generiche: testi già presenti sul vostro sito, domande di carattere generale, bozze senza nomi né numeri riservati, traduzioni di materiale pubblico.
Informazioni interne che non riguardano persone: procedure, listini non pubblici, dati riassunti senza nomi, bozze di offerta senza il nome del cliente. Si usano solo nei programmi approvati dall’azienda e con l’account aziendale.
Dati di clienti e dipendenti, dati sulla salute, dati fiscali e bancari di altre persone, contratti firmati, password, segreti tecnici e industriali. Mai in programmi non approvati.
I dati rossi si possono comunque trattare con l’AI, ma solo con programmi fatti apposta: installati sui computer dell’azienda, oppure con un sistema che prima cambia nomi e riferimenti e li rimette al loro posto quando arriva la risposta.
Questa scelta spetta all’azienda, non al singolo collaboratore. Come funziona la sostituzione dei nomi
Mettiti alla prova: di che colore è questo testo?
Sono esempi. Ogni azienda sposta un po’ il confine, in base ai propri dati e ai contratti con i fornitori.
Se hai un dubbio, fatti tre domande
- Nel testo c’è il nome o un dato di una persona, per esempio un cliente, un collega, un candidato?
- Sto usando un programma approvato dall’azienda, con l’account aziendale?
- Se questo testo finisse domani fuori dall’azienda, sarebbe un problema?
Se rispondi sì alla prima o alla terza, oppure no alla seconda, fermati e chiedi. Fino a quando un responsabile non decide, quel testo è rosso.
La regola in una pagina
Copia il modello, riempi gli spazi e togli ciò che non ti serve. Il limite è una pagina: se è più lunga, nessuno la legge.
Regole per usare l’intelligenza artificiale al lavoro
Azienda: · Versione: · Data:
Responsabile della regola:
- Programmi approvati. Per lavoro uso solo questi programmi, con l’account aziendale: Se ne voglio usare un altro, chiedo prima a .
- Verde: si può. Testi pubblici, domande generali, bozze senza nomi né importi riservati.
- Giallo: solo nei programmi approvati. Procedure interne, listini, dati riassunti senza nomi, bozze di offerta senza il nome del cliente.
- Rosso: mai. Nomi e dati di clienti e colleghi, dati fiscali, bancari o sulla salute, contratti, password, informazioni tecniche riservate. Se ho un dubbio, il dato è rosso.
- Prima di usare una risposta. La rileggo tutta. Controllo numeri, nomi, date e riferimenti alle leggi. Quello che invio o consegno resta una mia responsabilità.
- Documenti per i clienti. Se un documento per un cliente è stato scritto in gran parte con l’AI, faccio così:
- Se sbaglio. Se copio per errore un dato rosso, lo dico subito a . Chi segnala un errore non viene punito: serve a rimediare in fretta.
- Revisione. Questa regola si rivede ogni mesi, o prima se cambiano i programmi.
Letta e capita da: · Data:
Come riempire i due spazi che lasciano più dubbi.
Programmi approvati: “l’assistente AI che fa parte del programma di posta e documenti dell’azienda e il programma scelto per scrivere testi, sempre con l’account aziendale. Se ne serve un altro, si chiede alla responsabile amministrativa.”
Documenti per i clienti: “i documenti per i clienti scritti in gran parte con l’AI vengono riletti per intero da chi li firma.” Se vuoi, aggiungi se e come avvisate il cliente. Sono solo esempi: la formula la decidi tu.
Come adattarla ai reparti
Il modello va bene per tutti, ma cosa è rosso cambia da un reparto all’altro. Prima di diffonderla, chiedi a ogni responsabile di aggiungere due o tre esempi del suo reparto.
Amministrazione
Rosso: fatture con dati fiscali, IBAN, estratti conto, contratti con i fornitori.
Giallo: schemi di procedure, modelli di email.
Ufficio vendite
Rosso: anagrafiche dei clienti, offerte con prezzi e sconti concordati.
Giallo: modelli di offerta senza il nome del cliente.
Personale
Rosso: curriculum, buste paga, valutazioni, tutto ciò che riguarda una persona.
Giallo: bozze di annunci, organigrammi senza nomi.
Produzione e ufficio tecnico
Rosso: disegni, distinte base (l’elenco dei componenti di un prodotto), parametri di lavorazione, ricette.
Giallo: istruzioni di lavoro generiche, liste di controllo.
L’elenco dei programmi usati
La regola dice cosa si può fare. L’elenco dice cosa si fa davvero. Basta una tabella condivisa, che si aggiorna quando qualcuno comincia a usare un programma nuovo.
| Programma | Chi lo usa | Per cosa | Tipo di account | Colore dei dati | Condizioni controllate |
|---|---|---|---|---|---|
| Esempio: assistente AI | Amministrazione | Bozze di email ai fornitori | Aziendale | Giallo | Sì, marzo 2026 |
L’ultima colonna è la più importante. Vuol dire che qualcuno ha letto le condizioni del fornitore e ha controllato se usa i dati per migliorare il suo programma, dove li conserva e se esiste un accordo scritto sul trattamento dei dati.
Sei cose da controllare nelle condizioni del fornitore
- Il fornitore usa le conversazioni per migliorare il suo programma? Si può disattivare?
- Dove sono conservati i dati: in Unione europea o fuori?
- Quanto tempo restano le conversazioni e come si cancellano?
- Il fornitore offre un accordo scritto sul trattamento dei dati e lo si può firmare?
- Chi lavora per il fornitore può leggere le conversazioni, e in quali casi?
- Il servizio si appoggia ad altre società? Sono indicate?
Le risposte si trovano nelle condizioni di servizio e nell’informativa privacy del fornitore. Se non le trovi, chiedile per iscritto e conserva la risposta.
Come presentarla ai collaboratori
Una regola spedita per email viene archiviata. Una regola spiegata in una riunione di mezz’ora viene seguita. Io procedo così.
- Prima chiedi, senza giudicare. Un breve questionario, anche anonimo: quali programmi usate, per fare cosa, con quale account. Scoprirai usi che non immaginavi e alcuni sono ottimi.
- Spiega il perché con un esempio. Un preventivo con il nome del cliente copiato in un account personale. Non serve spaventare, basta far vedere dove finisce quel testo.
- Presenta i tre colori, con due esempi per colore presi dal vostro lavoro.
- Offri un’alternativa. Se vieti i programmi personali senza darne uno aziendale, le persone continueranno a usarli di nascosto. Un programma approvato, con account aziendale, serve più di dieci divieti.
- Raccogli le domande e correggi la regola. Le domande della riunione sono i casi che la prima versione non aveva previsto.
- Fissa la data della prossima revisione. I programmi cambiano ogni pochi mesi e la regola deve stare al passo.
Una traccia per la riunione di 30 minuti
- Minuti 0–5Apertura. Racconta un caso concreto, per esempio uno dei tre del capitolo 1. Chiarisci subito che nessuno è sotto accusa.
- Minuti 5–10I tre colori. Mostra il semaforo con due esempi per colore, presi dal vostro lavoro.
- Minuti 10–20Prova pratica. Leggi cinque testi reali, senza i nomi, e fai dire a voce di che colore sono. Le discussioni che nascono insegnano più della spiegazione.
- Minuti 20–25I programmi approvati. Quali sono, come si accede, a chi chiedere se ne serve un altro.
- Minuti 25–30Domande e prossimi passi. Chi risponde ai dubbi, a chi si segnalano gli errori, quando si rilegge la regola.
Un’email per convocare la riunione
Modello da adattare
Oggetto: Come usiamo l’intelligenza artificiale al lavoro, mezz’ora insieme
Ciao a tutti,
so che molti di voi usano già programmi di intelligenza artificiale per scrivere, riassumere o tradurre. Va bene, e spesso funziona.
Vorrei fissare con voi alcune regole semplici su cosa si può copiare lì dentro e cosa no, e dirvi quali programmi mette a disposizione l’azienda.
Ci vediamo per mezz’ora. Prima della riunione rispondete a due domande: quali programmi usate e per fare cosa?
Nessuno verrà giudicato. Mi serve solo capire come lavorate.
Cinque errori da evitare
Vietare tutto
L’uso non si ferma, si nasconde, ed è la situazione peggiore.
Meglio approvare uno o due programmi e spiegare come usarli.
Scrivere venti pagine
Nessuno si ricorda venti pagine, e quindi nessuno le applica.
Meglio una pagina con otto punti e i tre colori.
Non indicare nessun programma approvato
Senza un’alternativa la regola è solo un divieto.
Meglio scegliere il programma prima di scrivere la regola.
Scriverla e dimenticarla
Dopo sei mesi descrive programmi che nessuno usa più.
Meglio mettere la data di revisione sulla regola e in calendario.
Confondere regola e formazione
La regola dice cosa non fare. La formazione insegna a usare bene i programmi approvati.
Servono tutte e due, una dopo l’altra.
La lista di controllo finale
Domande e parole da conoscere
Domande frequenti
Siamo in cinque. Serve lo stesso?
Sì, ed è anche più facile da fare. Bastano una pagina e una chiacchierata. Il rischio non dipende da quante persone siete: basta un preventivo copiato nel posto sbagliato.
Posso vietare ChatGPT?
Puoi autorizzare solo alcuni programmi. Un divieto totale, di solito, porta le persone a usarlo di nascosto. Per le regole interne e il rapporto di lavoro, chiedi al tuo consulente del lavoro.
I programmi a pagamento sono sicuri?
Pagare non basta. Le versioni per le aziende di solito danno più garanzie, ma bisogna leggere le condizioni: cosa fanno delle conversazioni, per quanto tempo le conservano, se c’è un accordo sul trattamento dei dati.
Un collaboratore ha già copiato dati rossi. Cosa faccio?
Ricostruisci cosa è successo: quali dati, quando, in quale programma e con quale account. Poi parlane con il responsabile della protezione dei dati o con il tuo consulente privacy. Se c’è stata una violazione di dati personali, la comunicazione al Garante per la protezione dei dati personali, quando è dovuta, va fatta entro 72 ore da quando se ne viene a conoscenza (articolo 33 del GDPR). Conviene non aspettare.
L’AI Act mi obbliga ad avere questa regola?
L’articolo 4 chiede a chi usa l’AI in azienda di adottare misure perché il personale la conosca. Non dice che serva una regola scritta fatta in un modo preciso. La regola e la riunione sono un modo concreto per dimostrare che lo stai facendo. Per il tuo caso, chiedi al consulente.
Ogni quanto si aggiorna?
Una buona partenza è ogni sei mesi, e prima se cambia un programma o ne arriva uno nuovo.
Parole da conoscere
E dopo le regole? Le regole mettono in sicurezza l’uso dell’AI che c’è già.
Poi c’è da capire dove l’AI può togliere lavoro ripetitivo alle persone e dove non serve. Il test ti dà una prima risposta in tre minuti.
Vuoi farti aiutare?
Posso aiutarti a capire cosa si usa in azienda, scrivere la regola e fare la riunione con i collaboratori. La videocall dura trenta minuti ed è gratuita.