Azienda manifatturiera, automazione ufficio
Richieste, fatture e documenti restavano nelle caselle e nei telefoni di chi li riceveva. Ho analizzato i canali e realizzato un sistema che raccoglie le comunicazioni autorizzate, ne prepara una sintesi e propone attività e responsabili in una dashboard condivisa.
Ho ascoltato i soci, ricostruito i flussi, progettato e realizzato il sistema dedicato. La soluzione funziona da browser e si affianca al gestionale contabile già usato.
I circa 32.000 € annui rappresentano il costo aziendale stimato dell’assunzione che non è stata effettuata. Sono un costo evitato, non il risparmio netto del progetto: realizzazione, licenze e gestione vanno considerate separatamente. Il sistema non legge le chat personali WhatsApp: riceve i messaggi inoltrati a un numero dedicato.
Un’azienda manifatturiera con più soci riceve ogni giorno richieste di preventivo, fatture dei fornitori, bolle e DDT, cioè i documenti di trasporto. Le comunicazioni arrivano su canali diversi: le email di più persone, i WhatsApp personali e le telefonate. Ogni informazione resta legata a chi l’ha ricevuta.
Così si perdono pezzi del lavoro. Una richiesta di preventivo arriva a una persona diversa da quella che dovrebbe gestirla. Una fattura arriva a un socio e non viene girata subito all’amministrazione. Una bolla inviata su WhatsApp resta in una chat personale. Una richiesta fatta per telefono viene ricordata solo a voce. Il cliente richiama per avere notizie di qualcosa che in azienda non è stato tracciato.
Per gestire tutto questo l’azienda avrebbe dovuto assumere una segretaria d’ufficio, con un costo aziendale di circa 32.000 € l’anno.
Ho ascoltato i soci per capire come arrivano le comunicazioni e chi le gestisce. Poi ho progettato e realizzato un sistema dedicato all’azienda, in cloud, cioè su internet, accessibile da browser e senza installazioni sui computer.
Il sistema raccoglie le comunicazioni da tre canali.
Per ogni elemento il sistema riconosce se è una richiesta di preventivo, una fattura, un DDT, un ordine, un sollecito o altro, e crea una scheda con origine, sintesi, stato, priorità e responsabile proposto. Le schede compaiono in una dashboard condivisa, cioè una schermata unica che mostra tutto quello che è arrivato e che cosa va fatto. Il team può confermare o cambiare l’assegnazione. Una chat interna permette di fare domande come “quali richieste di preventivo sono ancora aperte?” o “quante fatture sono arrivate oggi?”.
Quando il sistema non è sicuro del contenuto di un documento, lo mette in una sezione “da verificare” per il controllo di una persona. Le decisioni restano alle persone, e il sistema lavora insieme al gestionale contabile che l’azienda già usa.
Una richiesta non resta più nella casella di una persona, e una fattura non resta nel telefono di un socio. La direzione vede che cosa è arrivato, chi se ne occupa, che cosa è urgente e che cosa è fermo. Il lavoro di raccolta e smistamento che avrebbe richiesto una segretaria d’ufficio è svolto dal sistema, e l’azienda ha evitato un’assunzione da circa 32.000 € l’anno di costo aziendale.
Il primo problema era sapere cosa fosse arrivato e chi dovesse occuparsene. Raccogliere le richieste in un solo posto ha permesso al team di assegnarle e seguirle, con la possibilità di correggere le indicazioni del sistema.
Se nella tua azienda richieste, fatture e documenti arrivano a persone diverse e nessuno ha un quadro completo, la videocall gratuita di trenta minuti serve a capire da quale canale conviene partire.
Trenta minuti in videocall, gratis. Mi racconti come lavorate e ti dico da dove partirei.
