Studio di elaborazione dati, automazione fatture
In uno studio con otto dipendenti, due impiegati ricopiavano i dati ricevuti in email, messaggi e documenti. Ho progettato un sistema che li legge e li passa al gestionale: lo studio recupera circa 80 ore al mese e gli impiegati controllano le anomalie.
Ho parlato con il titolare e una collaboratrice, individuato l’applicativo adatto e progettato il sistema. La realizzazione è durata circa due settimane: non è stata necessaria un’analisi estesa dell’intero studio.
Le circa 80 ore al mese sono riferite al lavoro di trascrizione rilevato nell’analisi iniziale e riportato come recuperato nel caso. Su dodici mesi equivalgono a circa 960 ore; a 24 €/ora valgono circa 23.000 € di capacità lavorativa. La valorizzazione non è un risparmio netto né la misura completa di controlli e costi del sistema.
Uno studio di elaborazione dati contabili, con otto dipendenti, riceve dai clienti i dati per emettere le fatture in ogni forma: email, messaggi WhatsApp, PDF, file Word e appunti scritti. Due impiegati aprivano ogni comunicazione, trovavano i dati, li interpretavano e li ricopiavano nel gestionale contabile, il programma che emette la fattura elettronica.
Quel lavoro occupava circa 80 ore al mese. Cresceva con il numero dei clienti: ogni nuovo cliente voleva dire altre fatture da trascrivere a mano, e per questo la trascrizione era l’attività su cui intervenire.
Ho parlato con il titolare e con una collaboratrice dello studio. L’attività da automatizzare era chiara e ho individuato subito l’applicativo adatto, quindi ho potuto progettare la soluzione senza analizzare il resto dello studio. Il sistema è stato realizzato in circa due settimane.
I clienti inviano i documenti con le informazioni per la fattura così come li hanno. Il sistema li legge e ne ricava i dati, poi li passa al gestionale di contabilità. Il gestionale genera la fattura elettronica e la invia allo SDI, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Gli impiegati non ricopiano più i dati e controllano le anomalie: un dato mancante, un documento poco leggibile, una richiesta che non torna.
Per i dati personali ho usato lo stesso metodo del caso dello studio di commercialisti: un software di mascheramento sostituisce nomi e altri dati identificativi con segnaposto prima che il testo arrivi ai programmi di intelligenza artificiale esterni.
La trascrizione dei dati per le fatture è svolta dal sistema, e lo studio risparmia circa 80 ore di lavoro al mese. Sono circa 960 ore l’anno che, a 24 € l’ora di costo aziendale, valgono circa 23.000 € l’anno di lavoro. Agli impiegati restano i controlli e la gestione delle anomalie, e il tempo risparmiato lo dedicano ad altre attività dello studio.
Qui il lavoro da migliorare era già chiaro. È bastato approfondire quell’attività, senza analizzare tutto lo studio. Scelgo quanto estendere l’analisi in base al problema.
Se nel tuo studio o nella tua azienda qualcuno ricopia ogni giorno dati da un documento a un programma, la videocall gratuita di trenta minuti serve a capire come intervenire in base ai documenti che ricevi e al gestionale che usi.
Trenta minuti in videocall, gratis. Mi racconti come lavorate e ti dico da dove partirei.
