Studio di commercialisti, automazione adempimenti
La richiesta iniziale era ritrovare i documenti. Circa 14 ore di colloqui individuali hanno fatto emergere anche anagrafiche, ravvedimenti e adempimenti ripetuti. Il progetto ha unito archivio condiviso e applicazioni mirate: il team ha stimato circa quattro ore al giorno recuperate complessivamente.
Ho condotto ascolto e analisi, progettato il sistema e seguito la realizzazione dei diversi componenti. Ho affiancato titolare e collaboratori nella prima settimana d’uso, dopo circa sei settimane di lavoro.
Le quattro ore al giorno sono una stima complessiva dei collaboratori sulle attività oggi svolte dal sistema. Non sono quattro ore per persona né il solo beneficio dell’archivio. Su 220 giorni sono circa 880 ore annue; la valorizzazione a 24 €/ora produce circa 21.000 € di capacità lavorativa. È una proiezione del tempo, non un risparmio monetario netto o un risultato annuo già misurato.
Lo studio ha dieci persone: il titolare, due soci e sette collaboratori, che si occupano di consulenza fiscale e di contabilità. Gli strumenti sono quelli di tutti i giorni: un gestionale contabile, la posta elettronica, la PEC, le cartelle sui computer e sul server e i collegamenti ai portali dell’Agenzia delle Entrate. Nello studio nessuno si occupa di informatica a tempo pieno.
L’intelligenza artificiale era già in uso, ma senza regole. Molti collaboratori usavano account personali di ChatGPT o Gemini e a volte incollavano nella chat anche dati sensibili dei clienti per fare prima. Nessuno aveva spiegato loro un’alternativa e lo studio non aveva una regola scritta.
Il titolare mi ha chiesto un sistema per catalogare tutta la documentazione in un unico posto. In teoria i documenti dovevano stare sul server, in pratica stavano nelle cartelle dei singoli collaboratori, e recuperare un file di un collega assente voleva dire entrare nel suo computer.
Prima di progettare ho ascoltato le persone: circa quattro ore con il titolare e i due soci, e circa quattordici ore di colloqui individuali con i collaboratori, guardando il lavoro alla scrivania. In tutto ho ascoltato nove persone. Il problema dei documenti esisteva, e il tempo si perdeva soprattutto in un altro punto: in tutto quello che succedeva dopo aver trovato il documento. Ogni pratica che usciva dalla contabilità ordinaria cominciava un piccolo viaggio tra programmi, siti, PDF, copia e incolla e controlli manuali.
Le attività che toglievano più tempo erano sei, e nessuna era nella richiesta del titolare: l’aggiornamento delle anagrafiche dei clienti, il calcolo dei ravvedimenti (la procedura con cui un contribuente regolarizza da solo un versamento mancato o in ritardo), la compilazione del modello F23 (il modulo di pagamento di alcune imposte), la copiatura a mano delle rate degli avvisi bonari dai PDF dell’Agenzia delle Entrate, i dati catastali delle successioni e l’inserimento delle fatture estere.
Ho condotto l’ascolto e l’analisi, ho progettato il sistema e abbiamo realizzato i diversi pezzi, dall’archivio alle applicazioni. Dal primo colloquio all’uso quotidiano sono passate circa sei settimane. Quando il sistema è entrato in uso ho passato la prima settimana a fianco del titolare e dei collaboratori, per sistemare i dettagli e aiutarli ad abituarsi.
Al centro c’è un archivio dello studio che si interroga scrivendo una domanda in italiano, come in una chat, con permessi diversi per ogni ruolo. Intorno all’archivio ci sono applicazioni, ognuna con un compito preciso: la prima riguarda le anagrafiche, le altre seguono lo stesso schema per ravvedimenti, F23, avvisi bonari, successioni e fatture estere. Il collaboratore controlla e conferma il risultato, invece di produrlo a mano.
Il gestionale dello studio è un programma chiuso, senza un’interfaccia per collegarlo ad altri sistemi. Per far entrare i dati abbiamo usato agenti di intelligenza artificiale, cioè programmi che svolgono un compito a più passaggi lavorando come farebbe una persona: aprono una schermata, leggono un dato, compilano un campo e controllano il risultato. Lo studio non ha dovuto cambiare gestionale.
Per i dati dei clienti il progetto distingue elaborazioni locali e uso di modelli esterni con mascheramento. I compiti semplici li svolgono modelli piccoli che girano sul server dello studio. Per i compiti che richiedono più ragionamento si usano modelli più capaci, che girano sui server dei grandi fornitori: prima che un testo esca dallo studio passa da un software di mascheramento che sostituisce nomi e importi con segnaposto. I dati identificativi restano sul server dello studio e al modello esterno arriva solo il testo con i segnaposto.
Il team recupera circa quattro ore di lavoro al giorno, calcolate insieme ai collaboratori sommando il tempo che ciascuno dedicava alle attività oggi svolte dal sistema. Quattro ore al giorno per circa 220 giorni lavorativi sono circa 880 ore l’anno, che a 24 € l’ora di costo aziendale valgono circa 21.000 € l’anno di lavoro.
Le attività ripetitive più pesanti sono svolte dal sistema e alle persone restano il controllo e il lavoro per cui hanno studiato. Quando il titolare propone un posto nello studio a un candidato, oggi può mostrargli una struttura tecnologica concreta.
Parlando con i collaboratori ho capito che l’archivio risolveva solo una parte del problema. Molto tempo se ne andava dopo aver trovato i documenti: è lì che abbiamo esteso il progetto.
Se nella tua azienda o nel tuo studio il tempo si perde in attività che nessuno ha mai nominato, il punto di partenza è lo stesso: ascoltare chi fa il lavoro. Ho raccontato il caso con più calma, con lo schema del sistema e le domande da farsi prima di partire, in un caso studio gratuito in PDF di tredici pagine e in un articolo del blog. Per parlare della tua situazione c’è la videocall gratuita di trenta minuti.
Trenta minuti in videocall, gratis. Mi racconti come lavorate e ti dico da dove partirei.
