Impresa edile, ufficio e cantieri
Il titolare seguiva di persona rapportini, preventivi, fatture, documenti dei fornitori e magazzino. Ho studiato con lui il lavoro dell’ufficio, ho progettato il sistema e ne ho diretto la realizzazione. Oggi sei applicazioni lavorano su un archivio comune e il titolare le usa da una sola chat, anche quando è in cantiere.
Ho ricostruito con il titolare come lavora l’ufficio, ho progettato il sistema, pianificato le fasi e diretto i lavori di chi lo ha realizzato.
I 37.000 € sono il costo aziendale annuo dell’impiegata che il titolare avrebbe dovuto assumere per l’ufficio. Quel lavoro oggi lo fa il sistema, mentre preventivi, fatture e correzioni del magazzino li approva sempre il titolare.
Un’impresa edile di Sassuolo lavora ogni giorno su più cantieri. L’ufficio lo seguiva il titolare in persona: organizzava il lavoro degli operai, preparava i preventivi, faceva le fatture, controllava i documenti dei fornitori e teneva il conto dei materiali.
Ogni pomeriggio gli operai rientravano e gli raccontavano a voce dove erano stati, quante ore avevano lavorato e che materiali avevano usato. Lui prendeva appunti e la sera li ricopiava in un foglio Excel.
Quasi tutto veniva scritto due volte, prima su carta e poi al computer, e sempre dal titolare. Nei sopralluoghi prendeva appunti a mano e il preventivo lo preparava giorni dopo, ricordando quello che aveva visto. Per fare una fattura doveva recuperare rapportini, preventivi e conti del cantiere e rifare i calcoli.
Anche i documenti di trasporto dei fornitori andavano confrontati a mano con le fatture, e per sapere quanto materiale c’era in magazzino bisognava mettere insieme fogli diversi. Con questo carico il titolare stava pensando di assumere un’impiegata, per un costo aziendale di 37.000 € l’anno.
Con il titolare ho ricostruito come arrivava in ufficio ogni informazione e quante volte veniva ricopiata. Poi ho progettato il sistema, ho pianificato le fasi e ho diretto i lavori di chi lo ha realizzato. In 8 settimane il sistema era in funzione.
Tutte le applicazioni leggono e scrivono in un archivio comune, così un dato registrato una volta non va più ricopiato. Il titolare scrive o manda un vocale in una chat, dal computer o dal telefono, e il sistema passa la richiesta all’applicazione che se ne occupa.
Nessun preventivo, fattura o correzione del magazzino parte senza l’approvazione del titolare. Nomi, recapiti e altri dati personali vengono nascosti da un programma di mascheramento prima che il testo arrivi ai servizi di intelligenza artificiale.
Gli operai mandano il rapportino dal cantiere e il titolare non lo ascolta e non lo ricopia più. Il preventivo lo imposta durante il sopralluogo e le fatture partono da dati che sono già nel sistema. Anche quando è fuori segue l’ufficio dal telefono, e l’impiegata che pensava di assumere non è servita: l’impresa risparmia 37.000 € l’anno.
In questa impresa le attività da sistemare erano sei e tutte passavano dal titolare. Le abbiamo collegate allo stesso archivio, perché il rapportino di un operaio serve anche per la fattura e per il magazzino, e farle una per volta avrebbe voluto dire ricopiare gli stessi dati in sei posti.
Se nella tua impresa rapportini, preventivi e fatture li fa ancora il titolare, magari la sera dopo il cantiere, nella videocall gratuita di trenta minuti vediamo da quale di queste attività conviene partire.
Trenta minuti in videocall, gratis. Mi racconti come lavorate e ti dico da dove partirei.
