Clinica odontoiatrica, automazione clienti
Preventivi da seguire, pazienti da ricontattare, appuntamenti e caparre da gestire. Nella prima sede di un gruppo di otto cliniche, un sistema AI permette a due impiegate di recuperare complessivamente 3 ore di lavoro al giorno. Il progetto sarà esteso alle altre sette sedi.
La segreteria gestiva ogni giorno appuntamenti, conferme, richieste, preventivi, solleciti e caparre. Doveva anche controllare chi ricontattare e quali operazioni erano ancora aperte. Le informazioni distribuite tra strumenti e comunicazioni rendevano difficile avere una visione completa del lavoro.
Il progetto è partito da una base AI comune, alla quale sono state collegate le prime applicazioni per la segreteria. La prima clinica è servita a verificare il funzionamento sul lavoro quotidiano prima di estendere il sistema al gruppo.
Il sistema tiene sotto controllo i preventivi presentati ai pazienti, individua quelli in sospeso e permette di programmare i ricontatti. La segreteria può seguire le posizioni aperte senza controllarle tutte manualmente.
Le automazioni gestiscono gli appuntamenti e le relative comunicazioni. La gestione delle caparre ha contribuito a ridurre gli appuntamenti mancati. Questo aiuta a utilizzare meglio le agende e a organizzare le giornate della clinica.
Contatti, solleciti e scadenze vengono organizzati in processi definiti. Le impiegate vedono dove intervenire e il titolare può controllare le attività ancora aperte.
Nella clinica pilota le due impiegate recuperano insieme 3 ore al giorno: 15 ore su una settimana di cinque giorni e 660 ore su 220 giornate lavorative. Valorizzando il tempo a 22 €/ora, si ottengono 66 € al giorno e 14.520 € all’anno.
È tempo disponibile per l’assistenza ai pazienti e le altre attività della clinica. La valorizzazione non equivale automaticamente a una riduzione delle spese per il personale e non sottrae i costi di gestione del sistema.
Il risultato della prima sede ha portato alla decisione di estendere il sistema alle altre sette cliniche, condividendo la base tecnologica già realizzata e adattando le applicazioni alle esigenze di ciascuna sede.
Proiezione sulle otto cliniche
Se ogni sede recuperasse le stesse 3 ore giornaliere della clinica pilota, il gruppo arriverebbe a 24 ore al giorno: 5.280 ore su 220 giornate lavorative, valorizzate in 116.160 € annui a 22 €/ora.
Questi sono risultati potenziali, ancora da verificare nelle altre sette sedi. Il calcolo non include i costi di gestione ed estensione del sistema.
Il titolare sta valutando nuove applicazioni per l’amministrazione e l’ufficio acquisti: documenti, scadenze e verifiche amministrative, ordini, condizioni dei fornitori, consegne e riordini. Sono sviluppi futuri: i relativi benefici devono ancora essere misurati.
Se la tua segreteria passa ore a controllare posizioni aperte e ricordare ricontatti, possiamo partire da quelle attività. In un’organizzazione con più sedi, il progetto pilota permette di verificare il sistema prima di estenderlo alle altre.
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