L’AI può farti perdere i dipendenti migliori

Alcuni dipendenti stanno cercando un altro lavoro per poter utilizzare l’intelligenza artificiale

Negli ultimi tempi ricevo diversi messaggi privati da persone che lavorano nelle PMI e negli studi professionali. Sono dipendenti che leggono i miei articoli, seguono i contenuti sulle automazioni e stanno cominciando a comprendere quanto l’intelligenza artificiale potrebbe aiutarli nelle attività quotidiane.

Alcuni hanno già imparato a utilizzare determinati strumenti. Altri hanno individuato operazioni ripetitive che vorrebbero automatizzare. Conoscono bene il proprio lavoro e, proprio per questo, riescono a riconoscere dove potrebbero risparmiare ore.

Il problema è che non tutte le aziende sono disponibili a introdurre queste tecnologie. Ci sono titolari che preferiscono aspettare, altri che non conoscono ancora sufficientemente l’argomento e altri ancora che vietano ai collaboratori di utilizzare l’AI durante il lavoro.

Le motivazioni possono essere differenti e alcune preoccupazioni sono comprensibili, soprattutto quando vengono trattati dati riservati dei clienti. Ma fra le persone che mi hanno contattato ce ne sono alcune che stanno pensando seriamente di cambiare lavoro proprio per questo motivo.

Vorrebbero trovare un’azienda nella quale possano utilizzare le competenze che stanno acquisendo. E c’è un particolare delle loro richieste che mi ha fatto riflettere.

Preferiscono lavorare meno ore, anche rinunciando a una parte dello stipendio

Fra i dipendenti che mi hanno scritto manifestando l’intenzione di cercare un’altra occupazione, molti mi hanno raccontato di essere interessati soprattutto alla possibilità di lavorare part-time. Sono disposti a valutare uno stipendio inferiore pur di avere più tempo a disposizione per la propria vita privata.

Questa è probabilmente la parte che mi ha colpito maggiormente. Siamo abituati a pensare che una persona cambi lavoro principalmente per guadagnare di più, ottenere una promozione o assumere maggiori responsabilità.

Naturalmente queste motivazioni continuano a esistere. Ma nei messaggi che ricevo emerge anche un’altra priorità.

Ci sono dipendenti che vorrebbero continuare a svolgere il proprio lavoro, mantenere un reddito adeguato e avere più tempo per la famiglia, gli interessi personali e tutto quello che oggi faticano a conciliare con gli orari d’ufficio.

Hanno iniziato a utilizzare l’intelligenza artificiale e hanno capito che alcune delle attività alle quali dedicano molte ore potrebbero essere completate molto più rapidamente. A quel punto cominciano a ragionare sulle proprie condizioni di lavoro.

Se riescono a svolgere le attività assegnate in meno tempo, vorrebbero capire se sia possibile organizzare diversamente la loro giornata. Quando il titolare non è disponibile nemmeno a valutare questa possibilità, alcuni iniziano a cercare altrove.

Non posso sapere quanto sia diffuso questo comportamento nel mercato del lavoro italiano. La mia osservazione riguarda le persone che mi contattano e che, per loro natura, sono già interessate all’intelligenza artificiale.

Ma credo che sia un segnale interessante.

Per alcuni lavoratori, la possibilità di utilizzare l’AI e organizzare diversamente il proprio tempo sta diventando un elemento importante nella scelta dell’azienda per cui lavorare.

Il dipendente che vuole automatizzare il proprio lavoro conosce già una parte importante del problema

Quando un collaboratore propone di introdurre un’automazione, spesso parte da una difficoltà che affronta quotidianamente.

Immaginiamo un’impiegata amministrativa che riceve fatture e documenti di trasporto dai fornitori. Ogni giorno deve confrontare le quantità consegnate, verificare i prezzi e segnalare eventuali differenze. Conosce il gestionale, sa dove trovare le informazioni e ha esperienza delle anomalie che si presentano più frequentemente.

Un’applicazione AI collegata ai documenti e ai programmi aziendali potrebbe acquisire le informazioni, confrontare le righe e segnalare le differenze da verificare. L’impiegata continuerebbe a occuparsi delle situazioni particolari, mentre una parte importante dei controlli ordinari verrebbe svolta automaticamente.

Oppure pensiamo a un collaboratore di uno studio professionale. Riceve comunicazioni, documenti fiscali e informazioni dai clienti. Alcune devono essere controllate e successivamente riportate nel gestionale.

Se un sistema riesce a leggere i documenti, individuare i dati necessari e predisporre le registrazioni, il collaboratore può risparmiare il tempo che prima dedicava alla trascrizione.

Un’altra applicazione può riguardare un’azienda che gestisce interventi tecnici. I dipendenti inviano rapportini, fotografie e messaggi vocali dai cantieri. Un sistema può organizzare queste informazioni e collegarle alle ore lavorate, ai materiali utilizzati e alle attività amministrative successive.

Sono processi sui quali esistono già applicazioni concrete, alcune delle quali ho descritto nei casi studio pubblicati sul mio sito.

Chi svolge quotidianamente queste attività conosce dettagli che spesso non emergono durante una riunione con la direzione. Sa quali informazioni mancano, quali controlli sono necessari e quali situazioni richiedono una decisione.

Se impara anche a comprendere le possibilità dell’intelligenza artificiale, può contribuire a individuare automazioni particolarmente utili per l’azienda. È una combinazione di competenze che, a mio avviso, gli imprenditori dovrebbero valorizzare.

Ho avuto aziende con decine di dipendenti. Quelli che apprezzavo maggiormente prendevano iniziative

Nel corso della mia esperienza imprenditoriale ho gestito aziende con decine di dipendenti. Fra i collaboratori che apprezzavo maggiormente c’erano quelli che prendevano l’iniziativa per migliorare il lavoro.

Erano persone che, quando individuavano un problema, cercavano di comprenderne le cause e proponevano soluzioni. A volte si trattava di modificare una procedura, organizzare diversamente un’attività oppure utilizzare uno strumento che permettesse di lavorare meglio.

Per me questo atteggiamento aveva un valore importante. Un imprenditore deve occuparsi contemporaneamente di clienti, fornitori, investimenti, personale e risultati economici.

Può conoscere molto bene la propria azienda, ma difficilmente riesce a osservare ogni singolo passaggio delle attività quotidiane. Alcune inefficienze diventano abitudini.

Un documento viene compilato due volte perché si è sempre fatto così. Un’informazione viene trasferita manualmente da un programma all’altro. Un controllo continua a richiedere molto tempo perché nessuno ha mai avuto l’occasione di rivedere quella procedura.

Chi svolge quelle operazioni ogni giorno può accorgersi prima di altri che esiste un modo migliore di lavorare. E quando un collaboratore ha voglia di migliorare una procedura che conosce bene, credo che meriti di essere ascoltato.

Oggi l’intelligenza artificiale sta ampliando enormemente le possibilità di intervento su questi processi. Un dipendente intraprendente può individuare applicazioni che il titolare non aveva ancora considerato.

Può aiutare l’azienda a risparmiare ore di lavoro e, in alcuni casi, contribuire a migliorare l’organizzazione di un intero reparto. Perdere una persona con queste caratteristiche può significare perdere anche una parte della capacità dell’azienda di innovare dall’interno.

Un’azienda potrebbe avere già al proprio interno le persone capaci di guidare le prime automazioni

Quando si parla di introdurre l’intelligenza artificiale in una PMI, spesso si pensa immediatamente alla necessità di trovare un fornitore esterno. In molti casi serviranno competenze tecniche per realizzare le integrazioni, gestire la sicurezza e sviluppare le applicazioni.

Ma prima ancora di costruire un sistema bisogna capire quali processi conviene automatizzare. E questa conoscenza è già presente nelle persone che lavorano in azienda.

Pensiamo a un ufficio con dieci collaboratori che si occupano di attività amministrative e operative. Una parte del loro tempo viene impiegata per leggere documenti, aggiornare informazioni e completare procedure ripetitive.

Attraverso l’automazione, lo stesso volume di lavoro potrebbe richiedere progressivamente meno ore. L’azienda potrebbe utilizzare questa maggiore capacità operativa per gestire nuovi clienti oppure assegnare alcune persone ad attività che oggi non riesce a seguire adeguatamente.

Chi conosce bene il processo e ha contribuito a sviluppare le automazioni potrebbe assumere un ruolo importante nel controllo e nel miglioramento del sistema. Potrebbe diventare il riferimento interno per individuare nuove attività automatizzabili e aiutare i colleghi a utilizzare le applicazioni.

Naturalmente dipenderà dalle capacità personali e dalle necessità dell’organizzazione. Ma credo che un imprenditore dovrebbe riconoscere il valore di un collaboratore che si presenta spontaneamente con una proposta concreta per migliorare il lavoro.

Soprattutto quando quella persona ha già dedicato tempo a studiare il problema e a comprendere quali strumenti potrebbero essere utilizzati.

Lavorare meno ore può essere conveniente anche per l’azienda?

Torniamo al tema che emerge dai messaggi che ricevo: il desiderio di lavorare part-time.

Immaginiamo un dipendente che svolge determinate attività amministrative in quaranta ore settimanali. Dopo aver introdotto alcune automazioni, riesce a completare lo stesso volume di lavoro in trenta ore, comprese le verifiche necessarie. È un esempio ipotetico, ma utile per comprendere la questione.

L’azienda si trova davanti a diverse possibilità. Può utilizzare le dieci ore settimanali risparmiate per assegnargli nuove attività.

Può impiegare quella capacità per gestire un maggior numero di pratiche, senza dover assumere un’altra persona. Oppure, se l’organizzazione lo consente e il dipendente lo desidera, può valutare una riduzione concordata dell’orario di lavoro.

In quest’ultimo caso sarebbe necessario definire correttamente condizioni contrattuali, responsabilità, disponibilità e retribuzione. Ma il vantaggio potrebbe essere interessante per entrambe le parti.

Il dipendente otterrebbe più tempo libero, che è proprio il beneficio che sta cercando. L’azienda potrebbe continuare a ottenere il risultato operativo necessario, riducendo eventualmente il costo relativo a quella posizione in proporzione al nuovo accordo.

Naturalmente non tutte le mansioni consentono una riduzione dell’orario. Ci sono attività nelle quali è necessaria una presenza continuativa, indipendentemente dal numero di operazioni da svolgere.

In altri casi l’automazione permette di risparmiare ore, ma rimangono esigenze di assistenza, coordinamento o disponibilità verso i clienti. Occorre valutare la situazione concreta.

Quello che considero importante è riconoscere che il tempo risparmiato attraverso l’intelligenza artificiale può diventare anche un elemento di negoziazione fra azienda e dipendente.

E per alcune persone la possibilità di lavorare meno ore potrebbe avere un valore superiore a quello di un aumento di stipendio. Un imprenditore che comprende questa esigenza potrebbe riuscire a trattenere collaboratori che altrimenti prenderebbero in considerazione altre opportunità.

Un divieto generico rischia di allontanare chi ha più voglia di migliorare il lavoro

Comprendo le preoccupazioni dei titolari che non vogliono introdurre strumenti AI senza averne valutato il funzionamento. In uno studio professionale vengono trattati dati fiscali e informazioni riservate dei clienti.

In un’azienda manifatturiera possono esserci listini, contratti, condizioni commerciali e documenti che non devono essere condivisi con servizi esterni senza le necessarie garanzie. Un dipendente non dovrebbe caricare liberamente queste informazioni in applicazioni non autorizzate.

Il titolare ha la responsabilità di definire quali strumenti possano essere utilizzati e a quali condizioni. Ma credo che vietare qualsiasi sperimentazione, senza approfondire le opportunità, possa diventare una scelta difficile da sostenere nel tempo.

Soprattutto quando il dipendente ha già individuato un problema e propone una soluzione concreta.

Il titolare potrebbe autorizzare una prova limitata, utilizzando dati non riservati oppure un ambiente predisposto per tutelare le informazioni aziendali. Potrebbe chiedere di descrivere il processo attuale, indicare le ore necessarie e spiegare quali attività si vorrebbero automatizzare.

Successivamente si potrebbero verificare i risultati, i costi e gli eventuali problemi. Se l’applicazione funziona, l’azienda può decidere se estenderla. Se non produce benefici sufficienti, si interrompe la sperimentazione.

In questo modo il dipendente ha la possibilità di proporre miglioramenti e l’imprenditore mantiene il controllo sulle scelte aziendali.

Un rifiuto senza alcuna possibilità di confronto, invece, potrebbe spingere proprio le persone più interessate all’innovazione a cercare un ambiente professionale differente.

Come valuterei la proposta di un collaboratore che vuole utilizzare l’AI

Se oggi fossi il titolare di un’azienda e un dipendente mi chiedesse di introdurre un’automazione, partirei da una conversazione molto concreta. Gli chiederei di mostrarmi come svolge attualmente quell’attività.

Vorrei vedere quali documenti utilizza, quali programmi consulta e quali operazioni ripete più frequentemente. Poi cercherei di conoscere il tempo necessario per completare il lavoro.

Se quella procedura richiede diverse ore ogni settimana, potremmo valutare quanto sarebbe conveniente automatizzarla.

Successivamente approfondirei la soluzione proposta. Bisognerebbe capire quali informazioni utilizza, dove vengono elaborate, quali collegamenti servono e quali operazioni richiedono ancora una verifica umana.

A quel punto potremmo organizzare una prova circoscritta. Il dipendente contribuirebbe a descrivere il processo e a verificare che l’automazione funzioni correttamente.

L’azienda potrebbe coinvolgere un tecnico o un professionista esterno per le integrazioni e gli aspetti che richiedono competenze specialistiche.

Alla fine della prova confronterei il lavoro necessario prima e dopo l’intervento. Se emergesse un risparmio significativo di ore, valuterei insieme al collaboratore come utilizzarlo.

Potrebbe essere utile assegnargli nuove responsabilità, coinvolgerlo in altri progetti oppure esaminare una diversa organizzazione dell’orario, se compatibile con le necessità aziendali.

Credo che un percorso di questo genere possa produrre un beneficio ulteriore. Il dipendente si sentirebbe coinvolto nelle decisioni che riguardano il proprio lavoro.

E il titolare avrebbe l’opportunità di conoscere competenze e capacità d’iniziativa che forse non aveva ancora avuto occasione di apprezzare.

Perdere un collaboratore intraprendente può costare più di quanto immagini

Quando una persona lascia un’azienda, il problema non riguarda soltanto la necessità di sostituirla. Bisogna trovare un nuovo collaboratore, inserirlo nell’organizzazione e trasferirgli le conoscenze necessarie per svolgere il lavoro.

In alcune mansioni servono mesi per acquisire familiarità con clienti, fornitori, procedure e particolarità del gestionale. Nel frattempo gli altri dipendenti devono spesso assorbire parte delle attività.

Ma quando se ne va una persona particolarmente intraprendente, l’azienda può perdere anche qualcos’altro. Perde qualcuno che conosce i problemi quotidiani e che aveva voglia di trovare soluzioni.

Una persona che avrebbe potuto contribuire a migliorare le procedure, aiutare i colleghi e individuare nuove possibilità di automazione. E magari quella stessa persona porterà le proprie competenze in un’altra azienda.

Un concorrente potrebbe accoglierla, darle spazio per sperimentare e beneficiare dell’esperienza che ha già maturato.

Naturalmente non possiamo presumere che tutti i dipendenti interessati all’intelligenza artificiale siano automaticamente i migliori collaboratori. Le capacità professionali si valutano attraverso molti elementi.

Ma quando una persona competente e affidabile dimostra anche iniziativa, curiosità e volontà di migliorare il lavoro, credo che un imprenditore dovrebbe considerarla una risorsa da valorizzare. Soprattutto in un periodo nel quale tante aziende stanno ancora cercando di capire come utilizzare concretamente l’intelligenza artificiale.

Il tuo prossimo responsabile delle automazioni potrebbe lavorare già nella tua azienda

Nei prossimi anni molte mansioni cambieranno. Alcune attività ripetitive verranno svolte automaticamente e i collaboratori dovranno imparare a controllare processi differenti da quelli che conoscono oggi.

Ci saranno persone che acquisiranno nuove competenze e assumeranno maggiori responsabilità. Altre potrebbero avere difficoltà ad adattarsi.

È una trasformazione che non considero necessariamente rassicurante per tutti i lavoratori, soprattutto nelle aziende strutturate dove l’automazione potrebbe ridurre sensibilmente il fabbisogno di personale in determinati uffici.

Ma proprio per questo credo che gli imprenditori dovrebbero prestare particolare attenzione a chi dimostra spontaneamente di voler imparare. Un dipendente che studia l’intelligenza artificiale nel proprio tempo, individua operazioni automatizzabili e propone di migliorare le procedure sta mostrando un atteggiamento che può essere prezioso per l’azienda.

Magari oggi si occupa di contabilità, acquisti o gestione degli ordini. Domani potrebbe contribuire a organizzare le automazioni del proprio reparto e diventare un riferimento per i colleghi.

Se però non trova alcuna disponibilità a valutare le proprie proposte, potrebbe decidere di cercare altrove. E da quello che mi raccontano alcune persone che mi scrivono, la decisione potrebbe dipendere persino dalla possibilità di avere qualche ora libera in più durante la settimana.

Questo è l’aspetto sul quale inviterei gli imprenditori a riflettere.

Potresti avere già nella tua azienda qualcuno capace di aiutarti a introdurre l’intelligenza artificiale nei processi. E potresti perderlo proprio perché non gli permetti di mettere a frutto queste competenze.

Ho gestito aziende con decine di dipendenti e so quanto sia importante poter contare su persone che prendono iniziative, conoscono il proprio lavoro e hanno voglia di migliorarlo. Se oggi un collaboratore venisse a propormi un’applicazione AI capace di far risparmiare ore di lavoro, vorrei almeno capire cosa ha individuato e quali risultati pensa di poter ottenere.

Potrebbe essere l’inizio di un miglioramento importante per l’azienda. E potrebbe anche essere l’occasione per riconoscere e valorizzare una persona che, fino a quel momento, non aveva avuto spazio per dimostrare tutte le proprie capacità.

Perché mentre molti imprenditori stanno ancora cercando di capire da dove cominciare con l’intelligenza artificiale, alcuni dei loro dipendenti hanno già iniziato a cercare le risposte.

E qualcuno sta cercando anche un altro datore di lavoro.