01Rilievo
Ascoltare chi svolge le attività
Incontro il titolare, i soci e i collaboratori per osservare direttamente come vengono svolte le attività quotidiane.
AI per studi di commercialisti.
In uno studio di commercialisti, l’intelligenza artificiale può ridurre molte attività manuali: leggere documenti, trascrivere dati nel gestionale, aggiornare anagrafiche e registrare fatture. I collaboratori recuperano tempo, mentre la verifica dei risultati e la responsabilità verso il cliente restano al professionista.
Trenta minuti in videocall, gratuiti e senza impegno.
Quali attività si possono automatizzare oggi.
Nei tre studi che ho seguito, gran parte del lavoro ripetitivo aveva una caratteristica comune: un documento arrivava, qualcuno leggeva le informazioni e le inseriva manualmente in un altro programma.
Studio di commercialisti
Lo studio si trova in provincia di Modena e conta dieci persone, tra titolare, due soci e sette collaboratori.
Abbiamo realizzato un archivio consultabile tramite domande, con accessi differenziati per ruolo, e applicazioni che preparano le attività ripetitive da sottoporre alla verifica dei collaboratori.
Secondo le stime dello studio, il team recupera complessivamente circa 4 ore di lavoro al giorno, non per singola persona.
Studio di elaborazione dati
Lo studio ha otto dipendenti, due dei quali dedicavano molte ore a trascrivere manualmente i dati ricevuti dai clienti.
Il sistema legge i documenti ricevuti tramite email, WhatsApp e PDF, inserisce i dati nel gestionale e prepara l’emissione delle fatture elettroniche. Gli impiegati verificano le eventuali anomalie.
L’analisi iniziale aveva individuato circa 80 ore mensili dedicate alla trascrizione, che il caso riporta come tempo recuperato.
Studio RSPP
Lo studio si occupa di sicurezza sul lavoro e utilizza la piattaforma attraverso tre utenti.
Il sistema estrae le informazioni dalle visure camerali e dai documenti di valutazione dei rischi in PDF, prepara il DVR e segnala i dati incerti che richiedono una verifica.
La preparazione del DVR per un nuovo cliente è passata da circa 12 ore a circa 5 minuti, secondo i tempi che ho rilevato personalmente.
Questi risultati indicano il tempo di lavoro recuperato, non il risparmio economico netto: non includono i controlli e i costi del sistema. Il primo progetto è descritto anche in un PDF gratuito di 13 pagine, mentre gli altri sono consultabili tra i sei casi pubblicati sul sito.
Il lavoro quotidiano che il titolare non vede.
A Modena, il titolare mi aveva contattato per realizzare un archivio. Dopo circa 18 ore di interviste sono emerse sei attività ripetitive mai segnalate prima. Puoi iniziare a cercarle anche nel tuo studio, facendo quattro semplici domande ai collaboratori.
Quali attività ripeti ogni giorno?
Aiuta a individuare i lavori ripetitivi che nessuno misura, perché vengono considerati normali attività quotidiane.
Quali documenti cerchi più frequentemente?
Permette di capire quanto tempo viene perso nella ricerca delle informazioni necessarie per iniziare una pratica.
Quali dati ricopi tra programmi diversi?
Fa emergere le attività più semplici da automatizzare, come leggere un’informazione e inserirla in un altro sistema.
Quanto tempo richiede una pratica normale o con eccezioni?
Permette di misurare i tempi attuali e capire quali situazioni richiederanno ancora l’intervento di una persona.
Prima di iniziare, spiega ai collaboratori lo scopo delle domande, così potranno descrivere il lavoro con maggiore tranquillità. Ho raccontato l’esperienza completa nell’articolo sul caso di Modena.
Come proteggere i dati dei clienti.
Quando incolli un documento in ChatGPT, il contenuto viene elaborato da un fornitore esterno. Nello studio di Modena accadeva già, attraverso account personali e talvolta anche con informazioni sensibili dei clienti.
Mascherare i dati non significa renderli anonimi
Nei tre progetti, un software sostituisce nomi e informazioni identificative con codici prima di inviare i testi ai servizi esterni. Questo riduce i rischi, ma generalmente costituisce una pseudonimizzazione e non garantisce da solo il rispetto del GDPR. Un cliente potrebbe essere riconoscibile anche attraverso altre informazioni presenti nel documento.
Dove vengono elaborati i documenti
Nello studio di Modena, le attività più semplici, come classificare documenti ed estrarre informazioni, vengono svolte da piccoli modelli installati sul server dello studio. I modelli esterni più avanzati ricevono soltanto i contenuti precedentemente mascherati.
Come valutare il fornitore
Installare un programma sul server dello studio non garantisce che i dati rimangano al suo interno, se il sistema utilizza servizi esterni. Per questo verifico contratti, autorizzazioni e informazioni trasmesse.
Se utilizzi l’AI, devi informare il cliente.
L’articolo 13 della legge 132/2025, entrata in vigore il 10 ottobre 2025, stabilisce alcuni obblighi per i professionisti che utilizzano l’intelligenza artificiale. Per uno studio ci sono tre aspetti fondamentali.
L’AI deve essere uno strumento di supporto
Puoi utilizzarla per attività strumentali, come analizzare documenti, organizzare informazioni e preparare bozze.
La prestazione intellettuale deve rimanere prevalente.
Il cliente deve essere informato
Devi comunicare quali sistemi di intelligenza artificiale utilizzi, fornendo spiegazioni chiare e comprensibili.
La legge non impone una forma specifica. I commercialisti suggeriscono di utilizzare la lettera d’incarico.
La responsabilità rimane al professionista
Anche quando utilizzi l’AI per preparare una parte del lavoro, rimani responsabile del risultato fornito al cliente.
Il GDPR continua ad applicarsi al trattamento dei dati.
Fonti: legge 132/2025 in Gazzetta Ufficiale e guida operativa del Consiglio nazionale dei commercialisti del 24 ottobre 2025. Per conoscere le scadenze dell’AI Act e gli obblighi formativi puoi consultare la guida gratuita all’AI Act. Queste informazioni non sostituiscono una consulenza legale.
Come lavoro con uno studio professionale.
Applico un metodo in tre fasi, simile a quello di un geometra. Negli studi professionali parto generalmente dall’ascolto delle persone, per poi sviluppare il Progetto d’integrazione AI.
02Progetto
Disegnare il sistema da realizzare
Definisco le funzioni del sistema, chi lo utilizzerà, come si integrerà con il gestionale e quali dati saranno necessari. Il progetto può essere esaminato e condiviso con i soci.
03Direzione lavori
Coordinare la realizzazione
Seguo gli sviluppatori, verifico che il sistema rispetti il progetto e accompagno i collaboratori nell’utilizzo delle nuove procedure.
La realizzazione può essere affidata ai miei sviluppatori, a una software house partner o al fornitore dello studio. Nei progetti per commercialisti e RSPP ho seguito personalmente anche lo sviluppo. Il mio compenso viene sempre indicato separatamente dai costi di realizzazione e dalle spese ricorrenti.
Domande degli studi.
L’AI sostituisce i collaboratori dello studio?
Nei casi che ho pubblicato il sistema si occupa di lettura e trascrizione, mentre controllo e responsabilità restano alle persone. Come usare il tempo recuperato lo decide il titolare, meglio prima di cominciare.
Devo cambiare gestionale?
Non necessariamente. Nello studio di Modena il gestionale non scambiava dati con altri programmi: lo studio l’ha tenuto, e programmi di AI ne usano le schermate come farebbe una persona. Se un programma va sostituito, il progetto lo dice e spiega il motivo.
Quanto tempo richiede il lavoro?
Dipende dal problema. Nello studio di commercialisti sono passate circa sei settimane dal primo colloquio all’uso quotidiano. Nello studio di elaborazione dati la realizzazione ha richiesto circa due settimane.
Vale anche per consulenti del lavoro e studi tecnici?
Il metodo è lo stesso, perché parte da come si lavora e non dallo strumento. Per consulenti del lavoro e studi tecnici però non ho un caso pubblicato. Nella videocall ti dico se nel tuo studio c’è un’attività adatta.
Raccontami come lavora il tuo studio.
Trenta minuti in videocall, gratis e senza impegno. Alla fine ti dico se e come posso esserti utile.