01Rilievo
Capire come si lavora oggi
Osservo chi svolge le attività, quali programmi utilizza e dove le informazioni vengono ancora ricopiate a mano.
L’AI nella tua azienda: da dove partire.
Per introdurre l’AI in azienda, osserva prima le attività che si ripetono ogni settimana. Individua quelle che richiedono più tempo, scegli un piccolo progetto con risultati verificabili e stabilisci quali dati possono essere utilizzati. Solo dopo scegli lo strumento.
Trenta minuti gratuiti, senza impegno.
Prima si analizza il lavoro, poi si sceglie lo strumento.
Un geometra studia il terreno, prepara il progetto e segue il cantiere. Io applico lo stesso metodo all’intelligenza artificiale.
02Progetto
Disegnare il sistema sulla carta
Definisco le attività del sistema, i dati necessari e le decisioni affidate alle persone. In alcuni casi è sufficiente semplificare il processo esistente.
03Direzione dei lavori
Controllare la realizzazione
Coordino chi sviluppa il sistema e verifico che il risultato finale rispetti quanto previsto dal progetto.
Da quali attività conviene iniziare.
Parto dai lavori che si ripetono ogni settimana e seguono gli stessi passaggi. Cinque domande aiutano a riconoscerli.
Quanto spesso si ripete?
Un’attività settimanale richiede più tempo di una che svolgi soltanto due volte l’anno.
I passaggi sono sempre gli stessi?
Quando i passaggi cambiano poco, puoi descriverli e farli eseguire a un programma.
Devi copiare dati da un programma all’altro?
Trasferire dati dalle email a Excel o da Excel al gestionale è un lavoro molto comune.
Le decisioni seguono regole precise?
Se le regole sono chiare, il sistema può applicarle. Le decisioni che richiedono esperienza restano alle persone.
Il risultato può essere verificato?
All’inizio affida all’AI attività verificabili da una persona, come la preparazione di bozze e riepiloghi.
Il diario e il check-up
Per capire quanto tempo impieghi, annota per cinque giorni le attività che ripeti. Se preferisci una prima valutazione immediata, il check-up gratuito ti aiuta a individuare in circa quattro minuti i lavori che potresti automatizzare, senza chiederti nome o email.
Come scegliere il primo progetto.
Il primo progetto può essere molto semplice: a volte è sufficiente collegare due programmi o eliminare un passaggio superfluo.
Le caratteristiche da cercare
- Riguarda un’attività frequente, con passaggi prevedibili.
- Produce un risultato che puoi verificare.
- Permette di correggere o annullare il risultato, come una bozza da approvare.
- Non interviene su clienti, contabilità o personale senza procedure e autorizzazioni definite.
Le cinque domande prima del preventivo
Raccogli le risposte in una sola pagina, che chiamo scheda di investimento.
- Quale problema vogliamo risolvere?
- Quanto ci costa attualmente?
- Quale risultato vogliamo ottenere?
- Quanto possiamo investire nella prova?
- In quali condizioni fermeremo la prova?
Definire in anticipo quando fermarsi evita di trasformare una prova poco utile in un costo ricorrente. Ne parlo anche nell’articolo sulla paura di restare indietro con l’AI.
Agenti AI e costi, in breve.
Un agente AI può svolgere compiti in autonomia. Per questo devi stabilire in anticipo che cosa può fare.
Che cosa fa un agente AI
È un programma capace di svolgere azioni, oltre a rispondere alle domande: può inviare messaggi, compilare moduli o aggiornare ordini.
- Prima di attivarlo, verifica
- Chi lo fornisce e come vengono trattati i dati.
- Quali azioni compie da solo e quali richiedono approvazione.
- Quanto costa e chi tiene sotto controllo la spesa.
- Chi è responsabile in caso di errore.
Quanto costa utilizzarlo
Il costo di ogni token, un’unità di testo elaborata dall’AI, è diminuito. La spesa complessiva, però, può comunque aumentare.
- Perché può aumentare
- Gli agenti compiono più passaggi e utilizzano più token per completare ogni attività.
- Che cosa misurare
- Il costo di ogni attività completata, includendo anche il tempo necessario alle persone per verificare il risultato.
Regole sui dati e obblighi di legge.
Il rischio può iniziare da un gesto banale: incollare un contratto in un chatbot significa affidarne il testo a un servizio esterno. Per questo serve una regola scritta, di una pagina, che distingua tre livelli di dati.
Dati pubblici o di provaSi possono utilizzare
Testi pubblici o dati inventati, adatti a fare pratica senza esporre informazioni aziendali.
Dati interniSolo negli strumenti autorizzati
Procedure, listini non pubblici e documenti interni vanno utilizzati soltanto nei programmi approvati dall’azienda.
Dati riservatiMai negli strumenti generici
Documenti d’identità, dati sanitari, password e contratti riservati non vanno inseriti nei chatbot generici.
L’articolo 4 dell’AI Act richiede alle aziende che utilizzano sistemi AI di curare la preparazione delle persone coinvolte.
Sei casi concreti, con i numeri.
In ogni caso trovi i risultati ottenuti, come sono stati misurati e quale ruolo ho avuto nel progetto.
Ufficio estero
RisultatoIl sistema gestisce la lettura degli ordini. L’azienda ha evitato tre nuove assunzioni e quattro dipendenti sono passati da 40 a 30 ore di lavoro settimanali. Leggi il caso: ufficio estero, ceramica
Automazione ufficio
RisultatoLe richieste vengono organizzate e assegnate automaticamente tramite una dashboard. L’azienda ha evitato un’assunzione dal costo annuo di circa 32.000 €, non equivalente a un risparmio netto. Leggi il caso: azienda manifatturiera
Automazione adempimenti
RisultatoGrazie a un archivio condiviso e all’automazione degli adempimenti, lo studio stima un recupero complessivo di circa 4 ore di lavoro al giorno. Leggi il caso: studio di commercialisti
Automazione fatture
RisultatoUn sistema legge automaticamente i documenti e inserisce le informazioni nel gestionale, permettendo di recuperare circa 80 ore di lavoro al mese. Leggi il caso: studio di elaborazione dati
Piattaforma DVR
RisultatoUna piattaforma genera il Documento di Valutazione dei Rischi in circa 5 minuti e permette di aggiornarlo utilizzando i documenti caricati. Leggi il caso: piattaforma DVR, studio RSPP
Automazione clienti
RisultatoUn sistema AI automatizza le attività ripetitive e, nella clinica pilota, permette alle due impiegate di recuperare complessivamente 3 ore di lavoro al giorno. Leggi il caso: clinica odontoiatrica
Da quale dei due servizi partire.
La Mappa dei processi critici individua le attività su cui intervenire e stabilisce le priorità. Il Progetto d’integrazione AI definisce il sistema da realizzare, i costi previsti e chi si occuperà dello sviluppo.
Piccola azienda
Fino a circa dieci persone, con il titolare e i soci direttamente coinvolti nella gestione quotidiana delle attività.
Il servizio consigliato è
Progetto d’integrazione AIStudio professionale
Il titolare conosce l’attività dello studio, ma non sempre tutti i processi gestiti quotidianamente dai collaboratori.
Il servizio consigliato è
Progetto d’integrazione AI per uno studio professionale L’AI negli studi professionaliAzienda con più reparti
Generalmente oltre dieci persone, con attività e informazioni che vengono condivise tra diversi reparti aziendali.
Il servizio consigliato è
Mappa dei processi criticiDomande frequenti.
L’AI serve anche a un’azienda di cinque o dieci persone?
Dipende dal lavoro più che dalla dimensione. Tra i miei casi ci sono uno studio di commercialisti di dieci persone e uno studio di elaborazione dati con otto dipendenti.
Devo cambiare i programmi che uso?
Il progetto parte dai programmi che già usi e decide come farli comunicare. Se uno va sostituito, il progetto lo scrive e ne spiega il motivo.
Quanto costa introdurre l’AI in azienda?
Dipende da che cosa va analizzato o costruito. Dopo la videocall ricevi una proposta scritta in cui il mio compenso, i costi di realizzazione e quelli ricorrenti, come gli abbonamenti, sono voci separate.
L’AI toglie posti di lavoro?
Io credo che in alcuni uffici l’AI cambierà molte mansioni, e che servirà tempo. Nel caso della ceramica le tre assunzioni evitate erano una previsione della direzione, e nessun posto è stato eliminato. Prima di iniziare conviene decidere come userai il tempo liberato.
Raccontami come lavora la tua azienda.
Trenta minuti in videocall, gratis e senza impegno. Alla fine ti dico da dove partirei e se posso esserti utile.
Pagina aggiornata il 3 novembre 2026.