Dipendenti che salvano il proprio posto di lavoro grazie all’intelligenza artificiale

Una dipendente mi ha scritto perché non riusciva più a finire il lavoro in orario

Qualche settimana fa mi ha contattato una ragazza attraverso i social. Lavora in uno studio di commercialisti e mi ha raccontato una situazione che, probabilmente, molti impiegati amministrativi conoscono bene.

Le giornate sono piene di attività da completare, documenti da controllare e scadenze da rispettare. Spesso rimane in ufficio fino alle sette di sera. Qualche volta è costretta a portarsi il lavoro a casa per riuscire a finire tutto.

Il titolare dello studio è vicino alla pensione e ha sempre mantenuto una certa distanza dall’intelligenza artificiale. È una situazione comprensibile.

Chi ha gestito per molti anni uno studio professionale ha costruito procedure, abitudini e un’organizzazione che conosce profondamente. Introdurre strumenti nuovi richiede tempo per comprenderli, valutarne i rischi e decidere come utilizzarli.

Nel frattempo, però, i collaboratori continuano a confrontarsi ogni giorno con una quantità importante di lavoro operativo.

La ragazza aveva letto alcuni articoli del mio blog e scaricato una guida che avevo preparato sulle applicazioni dell’intelligenza artificiale negli studi di commercialisti. Aveva iniziato a capire che alcune attività alle quali dedicava molte ore potevano essere svolte in modo diverso.

Così mi ha scritto per chiedermi se potevo aiutarla.

Ha chiesto l’autorizzazione del titolare e ha cominciato a utilizzare alcune automazioni

Prima di procedere, le ho suggerito di ottenere l’autorizzazione del titolare.

In uno studio di commercialisti vengono trattati documenti fiscali, informazioni economiche e dati personali dei clienti. È importante che l’introduzione di nuovi strumenti avvenga con il consenso di chi ha la responsabilità dell’organizzazione e con regole adeguate per la protezione delle informazioni.

Ottenuta l’autorizzazione, abbiamo parlato di alcune automazioni che avrebbe potuto utilizzare per organizzare meglio il proprio lavoro. Le ho spiegato come affrontare determinate attività attraverso l’intelligenza artificiale e come inserire questi strumenti nelle procedure che già conosceva.

Poi ha cominciato a metterli in pratica. Il cambiamento è stato evidente fin dalle prime giornate.

Attività che prima le richiedevano molto tempo venivano completate più rapidamente. Riusciva a organizzare meglio il lavoro e, soprattutto, a terminare ciò che doveva fare senza arrivare necessariamente alla fine della giornata con altre pratiche ancora da completare.

Non ho una misurazione delle ore risparmiate e non voglio attribuire a questa esperienza risultati economici che non abbiamo calcolato. Ma il cambiamento operativo è stato abbastanza importante da produrre una situazione che trovo particolarmente interessante.

Quando ha chiesto di uscire prima, il titolare ha voluto capire cosa fosse cambiato

Un giorno, avendo già completato le attività previste, la ragazza è andata dal titolare per chiedergli di poter uscire qualche ora prima. Per una persona abituata a rimanere in ufficio fino alle sette di sera, era una situazione piuttosto insolita.

Il titolare ha voluto sapere come fosse riuscita a terminare il lavoro così presto. A quel punto lei gli ha mostrato le automazioni che aveva iniziato a utilizzare.

Gli ha fatto vedere come aveva organizzato alcune attività e in che modo l’intelligenza artificiale le permetteva di svolgerle più rapidamente. Da quello che mi ha raccontato, la sua reazione è stata di grande sorpresa.

Il titolare aveva davanti una collaboratrice che conosceva già, della quale sapeva valutare il lavoro e le responsabilità. La differenza era nel modo in cui quella persona riusciva ad affrontare una parte delle proprie attività.

Aveva imparato a utilizzare strumenti che lo studio non aveva ancora introdotto e ne stava mostrando concretamente le possibilità.

Una dipendente che fino a poco tempo prima faticava a completare tutte le attività durante la giornata era diventata la persona che stava facendo conoscere al titolare un modo diverso di organizzare il lavoro.

E la storia non finisce qui.

Adesso il titolare vuole valutare l’AI anche per gli altri sette collaboratori

Dopo aver visto come lavorava la ragazza, il titolare ha deciso di approfondire la possibilità di introdurre l’intelligenza artificiale anche nelle attività degli altri collaboratori.

Per giovedì prossimo abbiamo concordato una visita nello studio. L’obiettivo sarà analizzare il lavoro delle altre sette persone e valutare quali processi potrebbero beneficiare di automazioni simili.

Non sappiamo ancora quali applicazioni saranno convenienti, quante ore potranno essere risparmiate e quali interventi sarà possibile realizzare. Sono informazioni che emergeranno soltanto osservando il lavoro e parlando con chi svolge quotidianamente quelle attività.

Ma c’è già un aspetto significativo. L’interesse del titolare è nato dall’iniziativa di una sua collaboratrice.

Una persona che aveva un problema concreto, ha cercato informazioni, ha chiesto il permesso di sperimentare e ha dimostrato che alcune attività potevano essere organizzate in modo più efficiente.

Questa esperienza mi ha fatto riflettere sul ruolo che i dipendenti potrebbero avere nell’introduzione dell’intelligenza artificiale nelle PMI italiane.

Spesso chi conosce meglio un processo è proprio la persona che lo svolge ogni giorno

Quando si parla di introdurre l’AI in azienda, tendiamo a immaginare una decisione che parte dall’imprenditore. Il titolare individua un problema, valuta un investimento, sceglie un fornitore e coinvolge i collaboratori. È un percorso normale, ma non è l’unico possibile.

Ci sono dipendenti che conoscono molto meglio dei propri responsabili le difficoltà operative di alcune procedure. Sanno quali dati devono ricopiare ogni giorno, quali documenti richiedono più tempo e dove si verificano gli errori.

Conoscono i programmi aziendali, le eccezioni che si presentano e i passaggi che rallentano il lavoro.

Un titolare può sapere che l’ufficio amministrativo è sotto pressione, ma non conoscere nel dettaglio tutte le operazioni che assorbono le ore dei collaboratori. E questo succede anche nelle aziende organizzate molto bene.

Un imprenditore deve occuparsi di clienti, fornitori, investimenti, personale e risultati economici. Non può conoscere ogni singola attività svolta quotidianamente nei diversi reparti. Per questo considero importante coinvolgere direttamente i dipendenti nell’analisi dei processi.

La persona che ripete un’operazione cinquanta volte alla settimana può essere la prima a riconoscere quanto sarebbe utile automatizzarla.

Se quella persona acquisisce anche le competenze necessarie per comprendere le possibilità dell’intelligenza artificiale, può contribuire concretamente al miglioramento dell’organizzazione. È quello che è successo, su una scala iniziale, nella storia che ho raccontato.

L’AI può cambiare il valore professionale di un dipendente

Negli ultimi mesi ho scritto diversi articoli sul rischio che l’intelligenza artificiale renda superflue alcune mansioni. È una possibilità concreta, soprattutto nelle aziende strutturate che hanno molti dipendenti impegnati in attività amministrative e operative ripetitive.

Un sistema capace di svolgere automaticamente gran parte di quelle attività può ridurre il numero di persone necessarie per gestire lo stesso volume di lavoro. Alcuni collaboratori potranno essere destinati ad altre mansioni o trasferiti in reparti che hanno bisogno di personale.

In altre situazioni, però, la riduzione del lavoro necessario potrebbe avere conseguenze occupazionali più difficili da gestire. Sarebbe poco credibile promettere che ogni dipendente che impara a utilizzare l’AI conserverà automaticamente il proprio posto.

Ma credo che l’iniziativa personale possa fare una differenza importante.

Pensiamo a due impiegati con esperienze professionali simili. Entrambi conoscono il gestionale, le procedure aziendali e i problemi più frequenti del proprio ufficio.

Uno continua a svolgere le attività esattamente come ha sempre fatto.

L’altro comincia a studiare come automatizzare alcune operazioni, comprende quali strumenti possono aiutarlo e impara a verificare il lavoro svolto dai sistemi AI.

Nel tempo, il secondo sviluppa competenze che possono essere utili anche per migliorare il lavoro dei colleghi. Può contribuire a descrivere i processi, individuare nuove opportunità e verificare le automazioni introdotte dall’azienda.

La sua esperienza professionale diventa utile anche nella gestione del cambiamento. Se il titolare dovesse scegliere a chi affidare il coordinamento di un nuovo processo automatizzato, avrebbe già in azienda una persona che conosce sia il lavoro sia le possibilità della tecnologia.

Naturalmente conteranno anche le capacità organizzative, l’affidabilità e le necessità dell’impresa. Ma chi impara a utilizzare l’intelligenza artificiale per migliorare concretamente il proprio lavoro può diventare una risorsa importante anche per la trasformazione degli altri processi aziendali.

Per iniziare serve conoscere il proprio lavoro e avere voglia di imparare

Una cosa che considero particolarmente interessante della ragazza che mi ha contattato è il motivo per cui ha deciso di approfondire l’intelligenza artificiale. Voleva riuscire a lavorare meglio e terminare le proprie attività in tempi ragionevoli.

Non stava cercando di costruire un grande progetto tecnologico. Aveva individuato una difficoltà quotidiana e ha cercato un modo per affrontarla.

Credo che molti dipendenti potrebbero partire proprio da qui.

Un impiegato amministrativo potrebbe analizzare il tempo necessario per preparare alcuni documenti ricorrenti. Un collaboratore di uno studio professionale potrebbe verificare quali attività richiedono continue trascrizioni fra programmi differenti.

Un corrispondente commerciale potrebbe individuare le richieste dei clienti che comportano ogni giorno le stesse verifiche. Chi lavora negli acquisti potrebbe osservare quanto tempo viene dedicato a controllare conferme, documenti di trasporto e comunicazioni dei fornitori.

Per alcune di queste attività l’intelligenza artificiale può già offrire applicazioni concrete.

Naturalmente bisogna utilizzare strumenti autorizzati dall’azienda, rispettare le regole di riservatezza e prevedere controlli adeguati, soprattutto quando vengono trattati dati dei clienti o informazioni economiche. Non tutte le operazioni possono essere automatizzate con la stessa facilità.

E non è necessario che un dipendente realizzi autonomamente un sistema complesso. Può cominciare a studiare le possibilità disponibili, individuare le attività più adatte e proporre al proprio responsabile una sperimentazione circoscritta.

Se il test produce risultati verificabili, l’azienda può decidere di approfondire. È un percorso accessibile anche a chi non possiede competenze informatiche avanzate, purché sia disposto a imparare e a comprendere i limiti degli strumenti utilizzati.

Anche gli imprenditori dovrebbero prestare più attenzione alle proposte dei collaboratori

Questa storia contiene un insegnamento anche per i titolari d’azienda. L’innovazione può arrivare da una persona che lavora da anni nello stesso ufficio e conosce molto bene le difficoltà quotidiane dei colleghi.

A volte un dipendente individua un’opportunità che la direzione non ha ancora avuto il tempo di approfondire. Quando succede, credo sia importante creare le condizioni per valutarla.

Si può autorizzare una prova limitata, definire quali strumenti utilizzare e stabilire come misurare il risultato. Se l’applicazione funziona, si può considerare un’estensione ad altre persone o ad altri processi.

L’esperienza di chi ha avviato la sperimentazione diventa utile anche per aiutare i colleghi ad apprendere il nuovo metodo di lavoro.

Nel caso della ragazza che mi ha scritto, il titolare avrebbe potuto limitarsi a prendere atto del fatto che riusciva a terminare prima le proprie attività. Invece ha voluto capire come lavorasse e ha deciso di valutare l’introduzione dell’AI nel resto dello studio. Credo sia una reazione significativa.

Perché nelle PMI italiane esistono moltissime persone che conoscono profondamente le procedure aziendali e che potrebbero contribuire a migliorarle se avessero gli strumenti e l’opportunità per farlo.

Una dipendente ha preso l’iniziativa e adesso può contribuire a cambiare il lavoro di tutto lo studio

Fra qualche giorno entrerò in quello studio per capire quali altre attività possono essere automatizzate. Parlerò con i collaboratori, ricostruirò i processi e cercherò di individuare dove l’intelligenza artificiale potrebbe permettere di risparmiare ore di lavoro.

Non so ancora quali risultati otterremo. Ma so da dove è cominciato tutto.

Da una ragazza che lavorava spesso fino alle sette di sera e che, invece di continuare a subire quella situazione, ha deciso di approfondire le opportunità offerte dall’intelligenza artificiale. Ha chiesto l’autorizzazione al titolare, ha imparato a utilizzare alcune automazioni e ha migliorato il modo in cui svolgeva le proprie attività.

Poi ha mostrato il risultato. Adesso quella stessa esperienza potrebbe diventare il punto di partenza per migliorare il lavoro di altre sette persone.

Non posso sapere quali conseguenze questa iniziativa avrà sulla sua carriera professionale. Ma credo che abbia già dimostrato qualcosa di importante al proprio titolare: è una collaboratrice capace di individuare un problema, cercare una soluzione e mettere in pratica un miglioramento utile anche all’azienda.

In un periodo nel quale molte persone sono preoccupate per le conseguenze dell’intelligenza artificiale sull’occupazione, penso che valga la pena raccontare anche esperienze come questa.

Imparare a utilizzare l’AI per migliorare il proprio lavoro può aiutare un dipendente a costruire nuove competenze e ad assumere un ruolo più importante nella propria azienda.

Non rappresenta una garanzia contro ogni cambiamento organizzativo. Ma può offrire nuove opportunità professionali proprio mentre alcune attività tradizionali vengono progressivamente automatizzate.

E credo che aspettare che sia sempre il titolare a proporre queste innovazioni significhi, qualche volta, rinunciare a possibilità che abbiamo già davanti.

Se sei un dipendente e vorresti capire come utilizzare l’intelligenza artificiale nel tuo lavoro, puoi scrivermi in privato. Non voglio proporti un software o un servizio.

Se hai una domanda o hai bisogno di un consiglio, sarò felice di aiutarti, per quanto mi è possibile.